Polityka prywatności

Obowiązuje od 2 września 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w serwisie XL8.pl (dalej: „Serwis") jest Localize.pl Agenor Hofmann-Delbor, ul. Włościańska 57/13, 70-021 Szczecin, NIP: 9551885714 (dalej: „Administrator"). Kontakt w sprawach danych osobowych: info@xl8.pl.

Dane przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

2. Jakie dane przetwarzamy i po co

• Dane konta (adres e-mail, hasło w postaci nieodwracalnego skrótu, data weryfikacji adresu) — w celu założenia i obsługi konta oraz świadczenia usług drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Treść przesyłanych plików — wyłącznie w celu wykonania usługi tłumaczenia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Treść pliku źródłowego i wyniku jest przechowywana przez 7 dni od udostępnienia tłumaczenia, a po tym terminie automatycznie usuwana z naszych systemów.
• Dane o korzystaniu z usługi (liczba i objętość zgłoszeń, znaczniki czasu) — w celu egzekwowania limitów i zapobiegania nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes: ochrona przed nadużyciami i kontrola kosztów).
• Skrót adresu IP przy bezpłatnej próbce — w celu egzekwowania limitu jednej próbki z jednego adresu w okresie 7 dni (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes: ochrona przed zakładaniem wielu kont w celu wielokrotnego korzystania z bezpłatnego świadczenia). W rekordzie limitu próbki nie zapisujemy samego adresu IP, lecz pseudonimizowany kod HMAC wyliczony z użyciem tajnego klucza, którego nie wiążemy z kontem Użytkownika. Z kodu nie można odczytać adresu IP; Administrator może jednak porównać, czy wskazany adres daje ten sam kod. Kody są usuwane po upływie 7 dni.
• Dane rozliczeniowe (dane do faktury, historia płatności) — w przypadku usług płatnych, w celu realizacji umowy i wypełnienia obowiązków podatkowo-księgowych (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).
• Dane techniczne (adres IP, logi serwera) — w celu zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki błędów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Dane analityczne i reklamowe (odwiedzone strony, identyfikator przeglądarki, dane urządzenia, przybliżona lokalizacja oraz zdarzenia takie jak rejestracja i rozpoczęcie darmowej próbki) — wyłącznie po odpowiedniej zgodzie, w celu tworzenia statystyk Google Analytics 4 oraz mierzenia i optymalizacji kampanii w Meta Ads (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Do Meta nie przekazujemy adresu e-mail, treści dokumentów ani tłumaczeń.

Podanie danych konta jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z usługi. Zalecamy, aby przesyłane do tłumaczenia pliki nie zawierały danych osobowych, jeśli nie jest to konieczne.

3. Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające)

Korzystamy z usług podmiotów przetwarzających dane w naszym imieniu, wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania Serwisu:

• Vercel Inc. (USA) — hosting aplikacji i infrastruktura serwerowa,
• Neon Inc. (USA) — hosting bazy danych,
• Resend (Plus Five Five Inc., USA) — wysyłka e-maili transakcyjnych (m.in. link weryfikacyjny),
• Google Ireland Limited — Google Analytics 4, wyłącznie po zgodzie Użytkownika, do pomiaru sposobu korzystania z Serwisu i jego ulepszania,
• Meta Platforms Ireland Limited — Meta Pixel, wyłącznie po zgodzie Użytkownika na narzędzia reklamowe, do pomiaru konwersji i optymalizacji kampanii reklamowych. W zakresie zbierania i przekazywania danych zdarzeń Administrator oraz Meta działają jako współadministratorzy zgodnie z Warunkami korzystania z narzędzi biznesowych Meta; dalsze przetwarzanie przez Meta opisuje Polityka prywatności Meta,
• Anthropic PBC, OpenAI oraz Google LLC (USA) — przetwarzanie treści przesłanych plików przez modele AI w celu wykonania tłumaczenia oraz jego weryfikacji; treści nie są wykorzystywane do trenowania modeli tych dostawców w ramach używanych przez nas API,
• CloudFerro S.A. (Polska) — przetwarzanie fragmentów tłumaczeń przez model językowy w celu oceny jakości,
• Autopay S.A. — obsługa płatności za usługi płatne (operator jest samodzielnym administratorem danych transakcyjnych),
• Główny Urząd Statystyczny oraz Ministerstwo Finansów — weryfikacja NIP-u i pobranie danych nabywcy firmowego z rejestru REGON lub wykazu podatników VAT,
• Krajowy System e-Faktur (KSeF) — wystawienie i przechowywanie faktury ustrukturyzowanej zgodnie z obowiązkami podatkowymi,
• biuro rachunkowe / organy podatkowe — w zakresie danych rozliczeniowych, gdy wymagają tego przepisy.

W przypadku dostawców z siedzibą w USA przekazanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej dotyczącej ram ochrony danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych (SCC).

4. Jak długo przechowujemy dane

• Treść plików i tłumaczeń — przez 7 dni od udostępnienia wyniku (usuwana automatycznie), nie dłużej niż do usunięcia konta. Po usunięciu treści zostaje wyłącznie raport jakości bez fragmentów dokumentu.
• Dane konta — do czasu usunięcia konta przez Użytkownika lub Administratora.
• Dane rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego).
• Skróty adresów IP przy bezpłatnej próbce — 7 dni od skorzystania z próbki; po tym okresie skrót nie egzekwuje już żadnego limitu i jest usuwany.
• Logi techniczne — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, zwykle nie dłużej niż 90 dni.
• Dane analityczne i reklamowe — nie przechowujemy ich surowej kopii w Serwisie; okres retencji u Google i Meta wynika z ustawień oraz zasad tych dostawców.

5. Twoje prawa

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z powyższych praw, napisz na info@xl8.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca.

6. Pliki cookies

Serwis używa niezbędnego cookie sesyjnego, które utrzymuje zalogowanie, oraz cookie zapamiętującego wybór dotyczący analityki i narzędzi reklamowych. Te cookies są potrzebne do świadczenia usługi lub zapisania decyzji Użytkownika i nie wymagają zgody. Można je usunąć w ustawieniach przeglądarki; usunięcie cookie sesyjnego powoduje wylogowanie.

Po wyrażeniu zgody włączamy Google Analytics 4. Google może wtedy zapisywać cookies analityczne (m.in. _ga) i przetwarzać informacje o odwiedzonych stronach, urządzeniu oraz przybliżonej lokalizacji w celu tworzenia zagregowanych statystyk. Google Analytics nie jest uruchamiany przed zgodą analityczną.

Po osobnej zgodzie na wszystkie narzędzia włączamy Meta Pixel. Meta może wtedy zapisać cookies _fbp i _fbc oraz otrzymać informacje o odsłonach, rejestracji i rozpoczęciu darmowej próbki. Służą one do przypisania konwersji do reklamy i optymalizacji kampanii; Pixel nie jest uruchamiany przed tą zgodą. Zgodę można w każdej chwili zmienić przyciskiem „Ustawienia cookies” widocznym w Serwisie; jej odmowa nie ogranicza korzystania z usługi.

7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Tłumaczenie treści odbywa się w sposób zautomatyzowany, jednak nie podejmujemy wobec Użytkowników zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne ani nie prowadzimy profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

8. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, m.in.: szyfrowanie transmisji (TLS), przechowywanie haseł wyłącznie w postaci nieodwracalnych skrótów (scrypt), losowe i unieważnialne sesje, kryptograficznie chronione tokeny weryfikacji e-mail, automatyczne usuwanie treści plików po upływie okresu retencji oraz dzienne limity chroniące przed nadużyciami.

9. Zmiany polityki

O istotnych zmianach niniejszej polityki poinformujemy e-mailem lub komunikatem w Serwisie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem xl8.pl/polityka-prywatnosci.