XL8.pl← Strona główna

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Wersja 1.1 · obowiązuje od 28 lipca 2026 r.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych — wzorzec w wersji 1.1, obowiązujący od 28 lipca 2026 r.

Zawierana na podstawie art. 28 ust. 3 RODO w związku z korzystaniem z usługi tłumaczenia w serwisie XL8.pl przez podmiot prowadzący działalność gospodarczą.

Umowę zawierasz w serwisie przed przesłaniem pierwszego pliku, zaznaczając oświadczenie o akceptacji tego wzorca. Dane Administratora (nazwa, NIP, adres) pobieramy z rejestru GUS lub wykazu podatników VAT. Jeżeli firma korzysta ze zwolnienia z VAT albo rejestr jest niedostępny, przyjmujemy dane podane przez osobę oświadczającą, że jest uprawniona do reprezentowania firmy i że dane są prawidłowe. Wstawiamy je do egzemplarza PDF wysyłanego na adres e-mail przypisany do konta. Zapisujemy wersję wzorca, datę i godzinę akceptacji oraz skrót SHA-256 zaakceptowanej treści.

§ 1. Strony i przedmiot umowy

  1. Administratorem danych osobowych jest [nazwa firmy z rejestru GUS], [adres siedziby z rejestru], NIP [NIP] (dalej: „Administrator").
  2. Podmiotem przetwarzającym jest Localize.pl Agenor Hofmann-Delbor, ul. Włościańska 57/13, 70-021 Szczecin, NIP 9551885714 — operator serwisu XL8.pl (dalej: „Przetwarzający").
  3. Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych zawartych w plikach przesyłanych do tłumaczenia oraz w materiałach kontekstowych, wyłącznie w celu wykonania usługi tłumaczenia kontekstowego zamówionej w serwisie XL8.pl.
  4. Umowa zostaje zawarta na podstawie art. 28 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) i wiąże strony przez czas świadczenia usługi na rzecz Administratora.

§ 2. Zakres i charakter przetwarzania

  1. Charakter przetwarzania: zautomatyzowane tłumaczenie treści plików z wykorzystaniem modeli sztucznej inteligencji, walidacja techniczna wyniku oraz sporządzenie raportu decyzji kontekstowych.
  2. Rodzaj danych: dane osobowe, które Administrator samodzielnie umieści w treści przesyłanych plików — Przetwarzający nie ma wpływu na ich zakres i nie prowadzi ich odrębnej klasyfikacji.
  3. Kategorie osób: osoby, których dane Administrator zawarł w przesłanych plikach (np. pracownicy, klienci, kontrahenci Administratora).
  4. Administrator zobowiązuje się nie przesyłać danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 10 RODO). Serwis nie jest przeznaczony do przetwarzania takich danych.
  5. Czas przetwarzania: od przesłania pliku do jego usunięcia zgodnie z § 4 ust. 1.

§ 3. Obowiązki Przetwarzającego

  1. Przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, którym jest złożenie zamówienia w serwisie; niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli polecenie stanowi naruszenie RODO.
  2. Zapewnia, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności.
  3. Stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające art. 32 RODO: szyfrowanie transmisji (TLS), kontrolę dostępu do bazy danych, rozdzielenie środowisk oraz automatyczne usuwanie treści zgodnie z § 4.
  4. Pomaga Administratorowi w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, oraz w wypełnianiu obowiązków z art. 32–36 RODO, w zakresie odpowiadającym charakterowi przetwarzania i informacjom dostępnym Przetwarzającemu.
  5. Zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony powierzonych danych na adres e-mail przypisany do konta bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia.
  6. Udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyt — przeprowadzany zdalnie, po uprzednim uzgodnieniu terminu, nie częściej niż raz w roku, chyba że doszło do naruszenia ochrony danych.

§ 4. Usuwanie danych

  1. Treść pliku źródłowego i wyniku jest usuwana automatycznie po upływie 7 dni od udostępnienia tłumaczenia. Po tym terminie w systemie pozostaje wyłącznie raport jakości pozbawiony treści (liczba eskalacji, oceny jakości, wynik walidacji technicznej) — bez fragmentów dokumentu.
  2. Na żądanie Administratora złożone e-mailem Przetwarzający usuwa powierzone dane wcześniej, niezwłocznie po jego otrzymaniu.
  3. Dane rozliczeniowe (dane nabywcy na fakturze) nie są danymi powierzonymi — Przetwarzający przetwarza je jako odrębny administrator na podstawie obowiązków podatkowych.

§ 5. Podpowierzenie

  1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Przetwarzającego z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w wykazie poniżej.
  2. Przetwarzający nakłada na dalsze podmioty przetwarzające obowiązki odpowiadające obowiązkom z niniejszej umowy i odpowiada za ich działania jak za własne.
  3. O zamiarze zmiany wykazu Przetwarzający informuje Administratora e-mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem. Administrator może w tym czasie wnieść sprzeciw; sprzeciw jest równoznaczny z wypowiedzeniem umowy o świadczenie usługi ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie.

§ 6. Przekazywanie danych poza EOG

  1. Dostawcy z siedzibą w USA wymienieni w wykazie uczestniczą w programie EU–US Data Privacy Framework albo przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zawartych z tymi dostawcami.
  2. Przetwarzający udostępnia Administratorowi na żądanie informację o podstawie transferu dla konkretnego dostawcy.

§ 7. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe

  1. Administrator oświadcza, że jest uprawniony do powierzenia danych zawartych w przesyłanych plikach i że ich przetwarzanie w celu tłumaczenia ma podstawę prawną.
  2. Odpowiedzialność stron reguluje art. 82 RODO; ograniczenia odpowiedzialności z regulaminu serwisu nie mają zastosowania do szkód wyrządzonych naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.
  3. Umowa zostaje zawarta w postaci elektronicznej przez zaznaczenie odpowiedniego oświadczenia w serwisie XL8.pl przed przesłaniem pierwszego pliku. Potwierdzenie zawarcia umowy wraz z jej treścią Przetwarzający wysyła Administratorowi e-mailem w formacie PDF.
  4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO i prawo polskie. Zmiana wzorca umowy wymaga nowej wersji dokumentu i ponownej akceptacji.

Wykaz dalszych podmiotów przetwarzających

Zasady przetwarzania danych konta i danych rozliczeniowych — czyli tych, dla których to my jesteśmy administratorem — opisuje Polityka prywatności.